É possível eliminar o desperdício (tudo que gera custo extra) em cinco fases, com base no método "5S", surgido no Japão no fim da década de 60. Foi um dos fatores para a recuperação de empresas japonesas e a base para a implantação dos métodos da Qualidade Total naquele país.
Conheça agora, em detalhes, cada uma das fases desse programa que traz excelentes resultados e representa um passo importante para a Qualidade Total em sua empresa.
1ª FASE - SEIRI (DESCARTE)
Tenha só o necessário na quantidade certa.Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. O armazenamento de coisas inúteis impossibilitam o encontro de coisas vitais. A organização de objetos de suma importância possibilitam:
Redução na necessidade de espaço: estoque, gastos com sistemas de armazenamento, são itens que devem ser analisados.
Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção e a execução do trabalho no tempo previsto.
Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os danos a materiais ou produtos armazenados.
Aumenta o retorno do capital empregado.
Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas.
Traz maior senso de organização e economia, menor cansaço físico, maior facilidade de operação.
Dê atenção a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho.através de instruções claras, para que todos possam separar o útil do inútil.
Quantifique e avalie o que está sendo descartado, respondendo:
O que deve ser jogado fora?
O que deve ser guardado num depósito?
O que deve ser consertado?
O que deve ser vendido?
Após colocar em um local determinado aquilo que será descartado, convide as pessoas de outros setores, para que escolham, entre os itens disponíveis, o que de fato lhes interessar. Que tal estender a prática do descarte a todos os setores da organização?
2ª FASE - SEITON (ARRUMAÇÃO)
Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar.Cada coisa tem o seu único e exclusivo lugar. Cada coisa, após o uso, deve estar em seu lugar. Tudo deve estar sempre disponível e próximo do local de uso.
Ter o que é necessário, na quantidade certa, na qualidade certa, na hora e lugar certo traz vantagens:
Menor tempo de busca do que é preciso para operar.
Menor necessidade de controles de estoque e produção.
Facilita transporte interno, controle de produção e a execução do trabalho no prazo.
Evita a compra de materiais e componentes desnecessários e os danos a materiais ou produtos armazenados.
Aumenta o retorno do capital.
Aumenta a produtividade das pessoas e máquinas.
Maior racionalização do trabalho, menos cansaço físico e mental, melhor ambiente.
Analise a situação atual
Analise como as coisas estão colocadas, onde e por quê. Arrumação é um estudo de eficiência e esta depende da velocidade necessária para pegar e colocar as coisas em seus devidos lugares.
Defina um lugar para cada coisa
Para definir critérios à colocação das coisas nos lugares, algumas perguntas devem ser respondidas:
É possível reduzir os estoques?
O que está à mão precisa mesmo estar ali?
Os nomes das coisas estão padronizados?
Qual o melhor local para cada coisa?
Decida como guardar as coisas
Faça uma análise do estoque, conhecendo as característica de cada item.
Lembre-se: Todas as coisas devem ter um nome e os nomes devem ser conhecidos de todos. Todas as coisas devem ter espaço definido de estocagem e a indicação exata do local de estocagem.
Garanta que todos sigam as regras
Defina e divulgue procedimentos e normas.
3ª FASE - SEISO (LIMPEZA)
As pessoas merecem o melhor ambiente, cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo. Cada pessoa na empresa deve, antes e depois de qualquer trabalho realizado, retirar o lixo resultante e dar-lhe o fim que foi previamente acordado. Um ambiente limpo lembra qualidade e segurança.
O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona: Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando a repetição~ao do mesmo trabalho. Facilita a venda do produto ou serviço. Evita perdas e danos de materiais e produtos e é fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.
Os principais pontos/áreas que se deve atacar com a limpeza são: processos relativos ao produto ou serviço, postos de trabalho, setores, estoques em geral, sucatas, depósitos, arquivos, lixo, áreas externas, fachadas, jardins, atendimento.
Crie o Time da Qualidade, conscientize seu pessoal sobre a importância e os benefícios da máxima limpeza no ambiente de trabalho. Cada um passa a ser responsável pela limpeza em seu ambiente de trabalho. Todos devem deixar ferramentas e utensílios limpos antes de guarda-los. As mesas, armários e móveis devem estar limpos e em condições de uso. Nada deve ser jogado no chão. Diariamente, retirar pó e sujeira dos pisos, paredes, tetos, janelas, portas, prateleiras, armários, mesas, cortinas, cadeiras e locais usados. Não existe exceção quando se trata de limpeza. O objetivo não é impressionar visitantes, mas proporcionar o ambiente ideal para se obter a Qualidade Total. Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque o Dia da Limpeza, que deve ser preparado como se fosse uma festa (com balões, faixas, lanche festivo etc.). No Dia da Limpeza, todos devem fazer limpeza básica em conjunto, inclusive você, varrendo, tirando lixo, teias de aranha, jogando papéis fora, fazendo pequenos consertos etc.
4ª FASE - SEIKETSU (HIGIENE)
Qualidade de vida no trabalho, Higiene é manutenção de limpeza, da ordem. Quem exige e faz qualidade cuida muito da aparência. Em um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de qualidade. Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistemas e materiais de limpeza. Requer manutenção da ordem, da limpeza e da disciplina. As vantagens são muitas:
Facilita a segurança e o melhor desempenho dos empregados;
Evita danos à saúde do operário e do consumidor;
Melhora a imagem da empresa internamente;
Eleva o nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho e a empresa.
Na promoção de uma política de higiene na empresa, alguns recursos visuais são úteis e rentáveis, já que assim pode-se evitar acidentes com a equipe.
Avisos que ajudem as pessoas a evitar erros em seus locais de trabalho
Indicações de locais onde coisas devem ser colocadas;
Designações e/ou informações sobre equipamentos e máquinas;
Lembretes de advertência e/ou lembretes operacionais;
Avisos de manutenção preventiva; instruções necessárias ao trabalho.
Avisos de perigo e outras advertências
Ao optar pela comunicação visual, lembre-se: Os avisos e comunicados devem ser visíveis à distância; Devem estar claros, objetivos e de rápido entendimento; Devem contribuir para a criação de um local de trabalho motivador e arrumado.
5ª FASE - SHITSUKE (DISCIPLINA)
Ordem, rotina e constante aperfeiçoamento.
A disciplina:
Reduz a necessidade de controle;
Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação;
Evita perdas oriundas do não-surgimento de rotinas;
Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação;
Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles, pressões, etc...
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